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PLATAFORMA

Ventanilla Única de Correspondencia Para:

Ventanilla Única de Correspondencia en Línea

Gestión a la
Correspondencia Recibida

Permite radicar y distribuir todos los documentos que llegan de forma Externa o Interna a la Entidad, y llevar un control sobre la trazabilidad de la información y los tiempos de respuesta a cada Documento.

Ventanilla Única de Correspondencia en Línea

Gestión a la
Correspondencia Enviada

Permite radicar y distribuir todos los documentos que se envían de forma Externa o Interna a la Entidad, y llevar un control sobre la trazabilidad de la información y los tiempos de respuesta a cada Documento.

Ventanilla Única de Correspondencia en Línea

Gestión a Peticiones, Quejas y Denuncias PQRS

Permite llevar un control sobre los tiempos de respuesta a las PQRS pendientes o vencidas de la Entidad, por medio de alertas y envió de mensajes de forma diaria a los funcionarios responsables.

¿QUE ES?

Ventanilla Única de Correspondencia

Es una Plataforma en la nube, diseñada para administrar y controlar la correspondencia recibida y enviada tanto interna como externa de empresas y entidades públicas o privadas de Colombia; que permite la recepción, radicación, digitalización, distribución y almacenamiento de documentos de forma ágil, y facilita la consulta y trazabilidad de la información.

La Ventanilla Única de Correspondencia, es una plataforma en línea especializada en seguimiento y control a los tiempos de respuesta a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes "PQRS". Esta plataforma envía de forma diaria alertas y recordatorios por medio de correos electrónicos y mensajes de texto SMS, informando sobre la correspondencia pendiente o vencida, que debe ser contestada en los términos establecidos por Ley Colombiana.

Ventanilla Única de Correspondencia en Línea

Beneficios

  • Radique y distribuya la Correspondencia Interna y Externa, de forma fácil mediante opciones desplegables y/o chequeables.
  • Reciba notificaciones o recordatorios de vencimiento de términos de respuesta para peticiones, quejas, denuncias y solicitudes "PQRS", por medio de correo electrónico y mensajes de texto SMS.
  • Controle por medio de semáforos y alertas los tiempos de respuesta a las solicitudes pendientes y vencidas.
  • Controle el estado de la información enviada y recibida tanto Interna como Externa y genere estadísticas que permitan evaluar el desempeño de los funcionarios responsables de dar respuesta a la solicitudes.
  • Conozca en todo momento la trazabilidad de la Información.
  • Reenvíe o Turne la documentación a las diferencies dependencias.
  • Reduzca el uso de papel y la optimice recursos mediante la digitalización de documentos.
OTROS BENEFICIOS
Ventanilla Única de Correspondencia en Línea

Características

  • Software como Servicio (SaaS - Software as a Service, por sus siglas en inglés)
  • Sistema 100% en la nube
  • Interfaz altamente amigable e intuitiva para el usuario.
  • No requiere de instalación de ningún tipo de software adicional.
  • Acceso con asignación de usuarios independientes y visualización desde cualquier dispositivo.
  • Respaldo de la información en tiempo real.
  • Portabilidad y acceso a la Información desde cualquier equipo conectado a Internet.
  • Soporte técnico y acompañamiento continuo las 24 horas 7 días a la semana.

¿Qué ventajas ofrece?

La Plataforma constituye la mejor herramienta para gestión y control a la Correspondencia Recibida y Enviada, tanto Interna como Externa de la Entidad, optimizando y reduciendo significativamente los tiempos requeridos para el diligenciamiento, almacenamiento y distribución de los documentos.

Gracias a su interfaz amigable e intuitiva, facilita el registro de información mediante opciones desplegables y/o chequeables, optimizando significativamente el tiempo empleado en el registro y distribución de la información.

OTRAS VENTAJAS
Ventanilla Única de Correspondencia en Línea
Un video, la mejor manera de conocer el funcionamiento de cada módulo de la plataforma “Ventanilla Única de Correspondencia” y las opciones para los diferentes roles de usuario.
CLIENTES

Algunos de Nuestros Clientes

Algunos clientes satisfechos que han confiado en nosotros y hoy cuentan con la Ventanilla Única de Correspondencia en Línea.

PRICIOS

Tabla de Precios

La Licencia de Uso de la Plataforma tiene un costo anual según el Plan.

PLAN 50
$3.900.000
Pago Anual
  • 50 GB de Almacenamiento
  • 50 Usuarios
  • Notificaciones por medio de Mensajes de Texto SMS Ilimitados
  • Soporte 24/7
PLAN 100
$4.900.000
Pago Anual
  • 100 GB de Almacenamiento
  • 100 Usuarios
  • Notificaciones por medio de Mensajes de Texto SMS Ilimitados
  • Soporte 24/7
PLAN 150
$5.900.000
Pago Anual
  • 150 GB de Almacenamiento
  • 150 Usuarios
  • Notificaciones por medio de Mensajes de Texto SMS Ilimitados
  • Soporte 24/7
PLAN 200
$6.900.000
Pago Anual
  • 200 GB de Almacenamiento
  • 200 Usuarios
  • Notificaciones por medio de Mensajes de Texto SMS Ilimitados
  • Soporte 24/7
PLAN 250
$7.900.000
Pago Anual
  • 250 GB de Almacenamiento
  • 250 Usuarios
  • Notificaciones por medio de Mensajes de Texto SMS Ilimitados
  • Soporte 24/7
PLAN 500
$9.900.000
Pago Anual
  • 500 GB de Almacenamiento
  • Usuarios Ilimitados
  • Notificaciones por medio de Mensajes de Texto SMS Ilimitados
  • Soporte 24/7

Los valores monetarios descritos NO incluyen impuestos, tasas o contribuciones locales y se encuentran excluidos de IVA según el Art 187 de la Reforma Tributaria ley 1819 de 2016.

NORMATIVIDAD

Para tener en cuenta

Archivo General de la Nación.
"Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”
Ley 594 de 2000, Articulo 21:
DNP - Departamento Nacional de Planeación
“Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Acuerdo 060 de 2001, Articulo 3
DNP - Departamento Nacional de Planeación
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.”
Acuerdo 060 de 2001, Articulo 3
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